Una plataforma CAE digitaliza y automatiza toda la gestión de Coordinación de Actividades Empresariales: documentación PRL de contratas, control de accesos y cumplimiento del RD 171/2004 sin esfuerzo manual.
Una plataforma CAE es un software especializado que gestiona de forma digital la Coordinación de Actividades Empresariales según el RD 171/2004. Su función principal es garantizar que todas las empresas y trabajadores externos que acceden a tus instalaciones tienen la documentación PRL en regla.
Sin una plataforma CAE, las empresas gestionan esta documentación con hojas de cálculo, correos electrónicos y carpetas físicas — un sistema propenso a errores, caducidades no detectadas y exposición legal.
El proceso completo, de principio a fin:
Empresas y trabajadores externos suben TC1/TC2, seguros de RC, formaciones PRL y reconocimientos médicos a través del portal de contratas.
El motor de inteligencia artificial extrae los datos del documento, verifica fechas de vigencia, importes mínimos y requisitos legales sin intervención humana.
Solo los trabajadores con documentación válida y al día reciben autorización de acceso. El sistema bloquea en tiempo real a quien no cumple.
La plataforma avisa automáticamente a contratas y responsables cuando un documento está próximo a caducar, evitando interrupciones.
Por qué las empresas que implementan una plataforma CAE no vuelven a gestionarlo manualmente:
Elimina la revisión manual de documentos. Lo que antes tardaba días, una plataforma CAE con IA lo hace en segundos.
Demuestra diligencia debida ante Inspección de Trabajo. El historial de validaciones es tu evidencia ante cualquier auditoría.
Las alertas automáticas garantizan que ningún trabajador entre con documentación vencida, eliminando el riesgo de sanción.
Las empresas subcontratadas saben exactamente qué documentación necesitan y cuándo renovarla. Menos llamadas, menos caos.
El sistema reconoce todos los tipos de documentos del mercado español y se actualiza con cambios normativos automáticamente.
Sin proyectos de meses ni consultorías costosas. Una buena plataforma CAE está operativa en menos de una semana.
Las bases legales que hacen imprescindible una plataforma CAE:
El Real Decreto 171/2004 obliga a las empresas titulares a coordinar la prevención de riesgos cuando concurren trabajadores de distintas empresas en un mismo centro de trabajo.
La Ley de Prevención de Riesgos Laborales establece las obligaciones generales del empresario en materia de seguridad y salud.
Sin una plataforma CAE, la empresa principal puede ser responsable subsidiaria de las sanciones a sus contratas por incumplimientos de PRL.
Si tu empresa trabaja con contratas o eres empresa contratista, necesitas una plataforma CAE:
Tienes trabajadores de otras empresas en tus instalaciones y eres responsable de coordinar su prevención.
Trabajas en instalaciones de tus clientes y necesitas gestionar tu documentación PRL para acceder.
Gestionas la prevención de múltiples clientes y necesitas una plataforma centralizada y escalable.
Eres responsable de mantener al día la documentación de contratas y trabajadores externos.
La única plataforma CAE española con validación documental por IA real. Operativa en menos de 1 semana, tarifa plana sin sorpresas.
Respuestas claras a las dudas más habituales sobre software CAE, Coordinación de Actividades Empresariales y cumplimiento del RD 171/2004.
Una plataforma CAE es un software de Coordinación de Actividades Empresariales que centraliza la gestión documental PRL de contratas y subcontratas. Sirve para validar documentación, controlar accesos y cumplir el RD 171/2004 con trazabilidad.
No es obligatorio usar una herramienta concreta, pero sí cumplir la Coordinación de Actividades Empresariales del RD 171/2004 y la Ley 31/1995. Un software CAE reduce riesgo legal y facilita demostrar cumplimiento en auditorías e inspecciones.
Un software CAE suele revisar documentación PRL como TC1/TC2, seguro de responsabilidad civil, formación PRL, reconocimientos médicos, evaluaciones de riesgos, entrega de EPIs y otros requisitos de acceso de trabajadores externos.
Depende del proveedor y la complejidad, pero una plataforma CAE moderna puede quedar operativa en pocos días. La clave es automatizar la validación documental y configurar flujos de aprobación desde el inicio.
Con gestión manual en Excel y correo hay más errores, menos trazabilidad y mayor riesgo de caducidades. Con software CAE tienes alertas automáticas, repositorio único de documentos y control de accesos en tiempo real.
Cualquier empresa titular que trabaje con contratas en su centro de trabajo, y también contratistas que acceden a instalaciones de clientes. Es especialmente relevante en industria, construcción, logística, energía y servicios técnicos.