App de control horario para fichar en el trabajo
Descubre cómo fichar en el trabajo con el móvil, qué debe registrar la empresa y cómo usar geolocalización y modo offline respetando la privacidad.
¿Se puede fichar en el trabajo con el móvil?
Sí. Una empresa puede utilizar una aplicación móvil como sistema de registro de jornada siempre que permita identificar al trabajador, registrar correctamente su jornada y conservar la información exigida.
El artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores establece que la empresa debe garantizar un registro diario que incluya la hora concreta de inicio y finalización de la jornada. También debe conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos disponibles para las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo. Puedes consultar el texto vigente en el Real Decreto-ley 8/2019 publicado en el BOE.
La normativa no obliga a utilizar una marca o aplicación concreta. Lo importante es que el sistema elegido sea fiable, accesible y adecuado para la organización del trabajo.
¿Qué es una app de control horario?
Una app de control horario es una aplicación que permite registrar entradas, salidas y pausas desde un teléfono móvil. Los fichajes se envían a un panel central desde el que la empresa puede consultar el estado de la plantilla, revisar incidencias y conservar el histórico de jornada.
Este sistema resulta especialmente útil para:
Trabajadores que se desplazan entre centros.
Equipos comerciales o técnicos en movilidad.
Personal que trabaja a distancia.
Empresas con varios centros de trabajo.
Plantillas que combinan fichaje móvil y web.
La Guía sobre el registro de jornada del Ministerio de Trabajo recuerda que la obligación también alcanza, con las particularidades correspondientes, a trabajadores móviles, comerciales, temporales y a distancia.
Cómo se ficha desde el móvil
El proceso habitual consta de cuatro pasos:
El trabajador accede a la aplicación con sus credenciales personales.
La app muestra su estado actual: sin fichar, trabajando o en pausa.
El trabajador pulsa la acción correspondiente: entrada, pausa, reanudación o salida.
El registro se sincroniza con el panel de control de la empresa.
Cada evento debe quedar asociado al trabajador, a una fecha y a una hora. Si la empresa habilita la geolocalización, también puede registrarse la ubicación correspondiente al momento concreto del fichaje.
La aplicación debería ofrecer una confirmación clara para que el trabajador sepa que el registro se ha guardado correctamente.
¿Qué información debe registrar la empresa?
Como mínimo, el registro diario debe reflejar la hora concreta de inicio y finalización de la jornada.
Dependiendo de la organización, el convenio o la distribución del tiempo de trabajo, también puede ser necesario gestionar:
Inicio y final de las pausas.
Tiempo efectivo trabajado.
Incidencias y olvidos de fichaje.
Correcciones realizadas posteriormente.
Horas ordinarias y extraordinarias.
Centro o modalidad de trabajo.
Identidad de quien realiza una modificación.
Una corrección no debería eliminar sin más el registro anterior. Mantener la trazabilidad permite saber qué se modificó, cuándo y por quién.
¿Qué ocurre si no hay conexión?
El modo offline es importante para trabajadores que se encuentran en obras, fábricas, almacenes o zonas con mala cobertura.
Una app con funcionamiento offline puede guardar temporalmente el fichaje en el dispositivo y sincronizarlo cuando vuelve la conexión. Para mantener la fiabilidad del registro debe conservar la hora real del evento, diferenciar los fichajes pendientes y confirmar cuándo se han sincronizado.
De esta forma, una falta puntual de cobertura no obliga al trabajador a reconstruir su jornada al final del día.
Fichaje móvil y geolocalización
La geolocalización puede servir para asociar una ubicación al momento de entrada o salida, pero no debe convertirse automáticamente en un seguimiento permanente del trabajador.
La empresa debe justificar la finalidad y proporcionalidad de la medida, informar de forma clara a las personas trabajadoras y limitar el tratamiento a los datos necesarios. La AEPD señala que el registro horario no elimina el deber de informar sobre el tratamiento de datos y su finalidad. Puedes consultar los criterios de la AEPD sobre control horario.
En la práctica, una configuración proporcionada debería:
Recoger la ubicación solo durante el evento de fichaje.
Evitar el seguimiento continuo durante la jornada.
Informar sobre qué dato se recoge y para qué se utiliza.
Limitar el acceso a las personas autorizadas.
Aplicar medidas de seguridad y conservación adecuadas.
¿Puede utilizarse el móvil personal?
El registro de jornada es una responsabilidad de la empresa. Antes de exigir el uso de un dispositivo personal conviene analizar la política interna, los medios proporcionados, la protección de datos y las alternativas disponibles.
Una organización puede combinar diferentes métodos:
App instalada en un dispositivo corporativo.
Fichaje desde el navegador web.
Tablet o terminal compartido en el centro.
Sistema de control de accesos conectado.
App móvil bajo una política de uso previamente informada.
Ofrecer más de un canal facilita que cada trabajador pueda registrar su jornada sin depender de una única tecnología.
Cómo elegir una app para fichar en el trabajo
Antes de implantar una solución de control horario conviene comprobar que ofrece:
Aplicación para iOS y Android.
Alternativa de fichaje desde la web.
Registro de entradas, salidas y pausas.
Funcionamiento sin conexión.
Correcciones con trazabilidad.
Geolocalización configurable y puntual.
Histórico accesible durante el periodo necesario.
Permisos diferenciados para trabajadores y responsables.
Protección de datos y control de accesos.
Gestión de varios centros y empresas.
También debe resultar sencilla para el trabajador. Si fichar requiere demasiados pasos o la aplicación no confirma correctamente cada acción, aumentarán los olvidos y las incidencias.
Fichaje, PRL y control de accesos en una misma plataforma
En algunas empresas, el control horario se gestiona de forma aislada respecto de la documentación del trabajador y el acceso a las instalaciones. Esto obliga a consultar diferentes sistemas para saber quién está trabajando, qué documentación tiene vigente y si puede acceder a un centro.
PlayCAE conecta el fichaje con la gestión de trabajadores internos, la documentación PRL y los procesos de control de acceso. Los empleados pueden fichar desde la aplicación nativa para iOS y Android o desde la web, mientras la empresa consulta el histórico desde un panel central.
La aplicación permite registrar entradas, salidas y pausas, trabajar sin conexión, gestionar correcciones con trazabilidad y asociar la ubicación al evento de fichaje cuando esta función está habilitada.
Puedes consultar todas las funciones en nuestra app de control horario para trabajadores.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio fichar todos los días?
La empresa debe garantizar el registro diario de la jornada de las personas trabajadoras incluidas en el ámbito de aplicación de la normativa.
¿La aplicación debe registrar las pausas?
Dependerá de cómo se organice la jornada y de si esas pausas se consideran tiempo efectivo de trabajo. Registrar su inicio y final ayuda a calcular correctamente el tiempo trabajado.
¿Se puede corregir un fichaje olvidado?
Sí, pero es recomendable que la corrección quede documentada y permita identificar el cambio efectuado.
¿Cuánto tiempo deben conservarse los fichajes?
La empresa debe conservar los registros de jornada durante cuatro años.
¿La geolocalización controla al trabajador todo el día?
No debería. Cuando se utiliza para fichar, debe limitarse a la finalidad informada y aplicarse de manera proporcionada. En PlayCAE se asocia al evento de fichaje, no a un seguimiento continuo.